STAMPA € 0,30

ARCHIVIO € 0,69

RICERCA € 1,28

Esistono centinaia di ricerche che ci consentono di quantificare i costi di gestione dei documenti cartacei che portano tutti alle stesse conclusioni: sprechi, costi elevati e scarsa efficienza.

Lo studio effettuato dagli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano ha calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porti ad un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi di una gestione cartacea.

L’archiviazione elettronica permette di abbattere diverse voci di costo, tra cui: accessori (toner, tamburi), cancelleria (carta, raccoglitori), consumi (elettricità), manutenzione stampanti. Queste voci concorrono alla formazione del costo di stampa (€ 0,30/foglio).

Oltre ai costi diretti vanno considerati quelli indiretti legati alla produttività che, a conti fatti, sono quelli che incidono maggiormente: di seguito un esempio pratico di calcolo dei costi indiretti.

Costi di stoccaggio:

  • Costo struttura per l’archiviazione della carta (scaffali, armadi, cassettiere, sistemi di sicurezza): circa € 0,03/pagina
  • Costo annuo dello spazio: circa 100 €/mq. Calcolando che ogni metro lineare abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni mediamente riempiti con 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Quindi € 0,007/pagina

Costi processo di archiviazione:

  • mediamente per archiviare un foglio cartaceo occorrono circa 2 minuti (protocollo, individuazione cartella, foratura, ecc.). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di € 1.300, il costo aziendale annuo di un impiegato è di circa € 30.000. Considerando 200 giorni lavorativi si ottiene un costo al minuto di € 0,32. Il costo del processo di archiviazione risulta essere di € 0,65/pagina

Costi di ricerca:

  • possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi (circa 4 minuti): tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento, tempo di ricerca tra i faldoni e i fascicoli, fotocopia del documento, reinserimento del documento al suo posto. Costo per la ricerca = 4 x 0,32 = € 1,28.

In un processo di ricerca si dovrebbero aggiungere anche i costi di fotocopia, che in questo esercizio tralasciamo per semplicità.

RIEPILOGANDO:

Il costo di stampa (€ 0,30/foglio) e archiviazione (€ 0,69/foglio) per 5.000 fogli corrisponde a € 4.950/anno, contro € 438/anno (0,08/foglio) di un servizio di conservazione sostitutiva come quello integrato nel software gestionale UNO (10 volte meno!).

Al costo di archiviazione va aggiunto il costo delle operazioni di ricerca, per determinare il quale consideriamo una percentuale (conservativa) di movimentazione annuale pari al 15% rispetto ad un archivio di 10 anni (5.000 * 10 * 15% = 7.500 pagine movimentate/anno), giungendo così ad un costo di ricerca annuale pari a € 9.600.

Il costo complessivo di gestione di un archivio cartaceo di 5.000 pagine/anno è quantificabile in € 14.550!

Senza considerare errori e smarrimenti legati alle attività manuali di gestione del cartaceo: lo sai che il 5% dei documenti viene perso e mai più ritrovato?!? E che il 20% di tali documenti smarriti vengono poi ricreati, con ulteriori costi aggiuntivi?

Per non parlare della sicurezza dell’archivio cartaceo (sistemi antincendio, porte tagliafuoco, ventilazione e filtri a prova di fumo, ecc.) e della relativa privacy (GDPR), che sono garantiti da un servizio di conservazione sostitutiva in cloud.

Buona digitalizzazione!

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