10 cose che devi fare tutte le mattine quando accendi UNO nel tuo studio

Chi è la segretaria in uno studio dentistico: la contabile? L’addetta al centralino? La programmatrice del lavoro di tutti i collaboratori? Una semplice burocrate che compila sequele di documenti?

E quanto altro ancora possiamo dire di cosa deve fare una segretaria in uno studio dentistico… qualunque sia il modo in cui intendi interpretare il tuo ruolo professionale devi necessariamente creare ordine sulla tua scrivania e farti una time-table giornaliera e settimanale.
Fondamentale è sapere ogni mattina quale è la corretta sequenza delle operazioni che devi fare e quali di queste siano inderogabili. Ovvero anche se entrando la mattina trovi lo studio allagato, otto enormi colli che il corriere ti ha mollato proprio sulla pozza d’acqua appena uscita dal riunito e scopri di avere due colleghe ammalate e una in maternità tu sai che ci sono cose del tuo lavoro che non puoi non fare.
Decidere le priorità ti consente di fare ordine nel piano di lavoro che ti attende.

Quindi:
Entra in ufficio e lascia fuori dalla porta tutto ciò che non è positivo per te. Il lavoro è spesso fonte di stress, ma talora è una risorsa per allontanarsi dai problemi personali e riaffrontarli, dopo, con uno spirito migliore.
Metti ordine sulla tua scrivania, evita di lasciare troppi post-it in giro e appunti che creano solo confusione, accendi il PC e avvia il tuo gestionale. Se hai UNO sei fortunata, se hai un altro gestionale rintraccia le medesime funzioni nel programma in uso; se non hai nè UNO né altro gestionale hai un problema e ti consiglio vivamente di valutarne l’acquisto. Oggi è impossibile, e oltretutto improduttivo, gestire un’attività senza un adeguato supporto informatico.

  1. Stampa l’agenda della giornata. Lo so, ti ho sconsigliato il cartaceo, ma mettere delle copie della giornata nelle varie postazioni cliniche spesso aiuta gli operatori con l’utilizzo di appunti molto sintetici.
  2. Esegui i richiami del giorno dopo. I pazienti sono molto occupati e spesso si dimenticano gli appuntamenti. Ricorda che ogni appuntamento mancato è un danno per lo studio. Per evitarlo puoi usare i sistemi di promemoria automatici oppure un cellulare dello studio inviando un messaggio. Non omettere di ribadire nei promemoria le indicazioni date al paziente per affrontare la seduta (assumere antibiotici, portare radiografie e altro ancora)
  3. Manda gli auguri di compleanno di quel giorno. La sezione STATISTICHE/COMPLEANNI ti aiuta ed è già fornita dei numeri di telefono e le mail per agevolare questo lavoro.
  4. Lista RICHIAMI: provvedi almeno a due richiami al giorno per prenotare i controlli di igiene o qualunque tipo di controllo venga pianificato dentro lo studio. I pazienti accuditi saranno meno inclini a cambiare studio.
  5. Lista PAZIENTI DEBITORI: verificala almeno una volta alla settimana e tieni così monitorati gli eventuali scoperti. Non rimandare. Ricordati: prima intervieni e prima arriverai a una soluzione.
  6. FATTURA ELETTRONICA: se hai il sistema diretto di Fatturazione Elettronica non ti dimenticare di stampare, o salvare su file, le fatture passive in modo da aggiornare lo scadenziario. Una buona amministrazione deve avere riferimenti certi per quello che riguarda le fatture, sia attive sia passive.
  7. Verifica i manufatti dei laboratori esterni che devono essere consegnati a breve. Annota in agenda le consegne più prossime o, se hai UNO, controlla direttamente la sezione PRERSCRIZIONI. Tieni presente che se al Dottore non arriva un lavoro protesico pianificato lo studio rischia di perdere un appuntamento.
  8. Verifica il magazzino e procedi agli ordini necessari. Ti consiglio di ordinare on line: tieni sotto controllo i prezzi e non perdi tempo a dialogare con i fornitori.
  9. Stampa la lista DORMIENTI almeno una volta ogni tre mesi. Se hai UNO basta stamparla direttamente da RICHIAMI/CAMPAGNA RICHIAMI/DORMIENTI. Non consentire MAI, ma proprio MAI, ai pazienti di dimenticarsi di TE.
  10. Organizza in eccellenza il tuo tempo e non solo il tuo, perché: SOLO UNA SEGRETARIA EFFICIENTE RENDE EFFICIENTE UNO STUDIO.